آیا قرار است بزودی در جمعی سخنرانی کنید؟ اگر چنین است، ابتدا باید نحوه نوشتن متن سخنرانی و تفاوت سخرانی عمومی و ارائه آنلاین را بدانید. تفاوت عمده سخنرانی عمومی و ارائه آنلاین در این است که اولی باید در زمان و مکان خاصی در حضور مخاطبان ارائه شود ولی در مورد دوم، در زمان و مکانی مطابق میل مخاطبان نمایش داده می شود.
این دو نوع سخنرانی، تفاوت های دیگری نیز با هم دارند. مثلا در سخنرانی عمومی که بصورت زنده ارائه می-شود شما باید به برقراری ارتباط مثبت با مخاطبانی که روبه روی شما نشسته اند توجه کنید و این مسئله را در هنگام نوشتن متن سخنرانی خود نیز لحاظ کنید. به علاوه باید به وضعیت ظاهری خود و طرز ایستادن و حرکات خود بیشتر توجه داشته باشید. دیگر مسئله ای که در سخنرانی زنده باید به آن توجه داشته باشید این است که ممکن است در طول وقفه های بین بخش های سخنرانی، مخاطبان از شما سوالاتی بپرسند و یا حتی برگزارکنندگان مراسم، پس از پایان سخنرانی، جلسه پرسش و پاسخ ترتیب دهند و شما باید خود را برای پاسخ دادن به سوالات مختلف آماده کنید.
در ادامه نکاتی کاربردی برای تنظیم یک متن ایده آل برای سخنرانی و نحوه ارائه مناسب آن به صورت زنده در مقابل مخاطبان را در ۷ مرحله بررسی میکنیم.

 

سناریوی نمونه برای سخنرانی عمومی

سناریوی زیر را به عنوان مثالی برای ارائه یک سخنرانی عمومی در نظر بگیرید:

شما به تازگی، کسب و کار کوچکی در زمینه طراحی وب در شهر خود ایجاد کرده اید. در نتیجه به عنوان صاحب کسب و کار به اتاق بازرگانی شهر خود راه یافته اید. مسئولان اتاق بازرگانی از شما دعوت می کنند که در جلسه بعدی، کسب و کار خود را طی یک سخنرانی کوتاه ۵ دقیقه ای، معرفی کنید.

حال طبق همین مثال و با استفاده از همان ۷ مرحله ای که پیشتر گفته بودیم، به تنظیم متن یک سخنرانی می پردازیم.

 

۷ مرحله برای نوشتن متن سخنرانی

بطور کلی قوانین و شرایط حاکم بر ارائه یک سخرانی زنده با شرایط حاکم بر هر نوع سخنرانی دیگری مشابه اند. با این تفاوت که درمورد سخنرانی زنده، در هر مرحله باید حضور مخاطبان را نیز در نظر داشته باشید.

 

مرحله اول: مخاطبان خود را بشناسید

قبل از نوشتن هر نوع متنی که در نظر دارید، ابتدا باید بدانید آنرا برای چه گروهی از مخاطبان می نویسید. هرچه بیشتر درباره مخاطبان هدف خود بدانید، متنی که خواهید نوشت در جلب توجه آنها موثرتر خواهد بود.

درمثال بالا، می دانید که مخاطبان شما دیگر اعضای اتاق بازرگانی خواهند بود که آنها نیز درست مثل شما صاحبان کسب وکارهای خرد هستند.

در ابتدا باید بتوانید جامعه مخاطبان خود را بدرستی تشخیص دهید و تا پایان کار تنظیم متن سخنرانی، آنها را در نظر داشته باشید. برای این کار باید به دنبال پاسخ سوالات زیر باشید:

  1. این مخاطبان به چه اطلاعاتی نیاز دارند؟
  2. من چه مشکلی از آنها را میتوانم حل کنم؟
  3. آیا مسئله خاصی درباره گروه مخاطبانم وجود دارد که باید آنرا در نظر داشته باشم؟

درمورد مخاطبان مثال ما که کسب و کارهای کوچک شهر شما هستند، احتمالا شامل یکی از شرایط زیر خواهند بود:

  1. وبسایت ندارند.
  2. وبسایتی دارند که به خوبی کار می کند.
  3. وبسایت دارند ولی طراحی آن منسوخ شده یا به خوبی کار نمی کند.

در نظر داشته باشید که صاحبان کسب و کارهایی که در این طبقه بندی در مورد اول و سوم قرار دارند، مشتریان بالقوه شما هستند. بنابراین، خوب است پیش از سخنرانی، لیستی از همه اعضای اتاق بازرگانی بدست آورید و از پیش چک کنید که وبسایت دارند یا نه و اگر وبسایت دارند، مشکلات احتمالی وبسایت های آنان را شناسایی کنید. با دانستن این موارد بهتر می توانید به آن ها توضیح دهید که کدام یک از مشکلاتشان بدست شما قابل حل است.

 

مرحله دوم: موضوع اصلی سخنرانی را مشخص کنید

در مثال مورد نظر ما، موضوع اصلی بحث از پیش به شما داده شده است. از شما دعوت شده تا کسب و کار خود را به دیگر اعضا معرفی کنید. البته می دانید که مدت زمان سخنرانی هم بسیار کوتاه است و تنها پنج دقیقه زمان دارید. بنابراین باید سخنرانی خود را روی مهم ترین موضوعات متمرکز کنید. متمرکز بودن و دوری از حاشیه برای هر سخنرانی کوتاهی مهم است.

درمورد مثال ما، مهم ترین موضوعاتی که باید در پنج دقیقه به آنها بپردازید را می توانید اینگونه بیابید:

  1. از نقات قوت کسب و کار خود لیستی تهیه کنید.
  2. نقاط قوت خود را با نقطه ضعف هایی که در مرحله قبل از سایت های مخاطبانتان یافته اید مقایسه کنید.
  3. حوزه مشترک بین نقاط قوت خود و ضعف ها ونیازهای مخاطبان را بیابید و سخنرانی خود را روی همین نقاط متمرکز کنید.

فرض کنید که شما در بررسی وبسایت های مخاطبان دریافتید که تعداد کمی از اعضای اتاق بازرگانی وبسایت-هایی با طراحی قدیمی دارند. در این صورت بجای توضیح دادن اینکه کسب و کار طراحی وب شما چه کارهایی می تواند برای بهبود وضعیت مخاطبان انجام دهد، سخنرانی خود را بر حوزه هایی متمرکز کنید که نیاز به انجام کاری جدید در آنها مشاهده کرده اید.

در هر سخنرانی دیگری هم که نیاز به کوتاه کردن سخنرانی و متمرکز کردن آن بر مهم ترین موضوعات داشتید، می توانید از همین روش استفاده کنید.

درمقابل وسوسه پوشش دادن اطلاعات زیاد و متفاوت، مقاومت کنید. بیاد داشته باشید که هرچه سخنرانی شما متمرکزتر وموضوعات مورد بحث شما کمتر باشند، احتمال تاثیرگذاری آن روی مخاطب و فراموش نشدن مطالب از ذهن مخاطب بیشتر است.

توجه: در مورد مشکلات پیش آمده در تجربیات کاری قبلی خود با کسب وکارهای دیگر درهنگام سخنرانی و درمیان جمع صحبت نکنید. اگرچه احتمالا برای انجام اینکار وسوسه می شوید. ولی مطرح کردن چنین مسائلی اغلب ذهن مخاطبان را از موضوع اصلی پَرت می کند. به علاوه، کار خود را برای ایجاد ارتباط بین خاطره ای که تعریف کرده اید و موضوع اصلی بحث، سخت خواهید کرد. پس بهتراست چنین بحث هایی را فقط در مذاکره خصوصی و رودررو با مشتریان مطرح کنید.

نحوه نوشتن سخنرانی و ارائه خوب به مخاطبان

مرحله سوم: درمورد موضوع بحث، تحقیق کنید

درمورد مثالی که ما مطرح کردیم، بدیهی است که نیاز به انجام تحقیقات چندانی نخواهید داشت و از قبل می دانید درباره چه چیزی باید صحبت کنید. ولی در برخی مواقع ممکن است در موقعیتی قرار بگیرید که مجبور شوید در مورد مسئله ای صحبت کنید که آشنایی چندانی با آن ندارید. در چنین شرایطی مهم است که تحقیقات لازم را در مورد موضوع سخنرانی انجام دهید. بطوریکه در هنگام سخنرانی کاملا به بحث مسلط باشید.

 

مرحله چهارم: متن سخنرانی را بنویسید

پس از انجام دادن مراحل بالا باید متن سخنرانی خود را بنویسید. در اینجا به بیان چند نکته پایه برای نوشتن متن سخنرانی خواهیم پرداخت:

  • با طرح کلی شروع کنید

برای ارائه سخنرانی که توجه مخاطبان را جلب کند و در ذهن آنها ماندگار باشد، لازم است سخنرانی منظم و سازمان یافته ای داشته باشید. داشتن یک طرح کلی از مراحل و مفاهیم مورد نظر در سخنرانی یکی از بهترین راههایی است که به شما کمک می کند تا افکارتان را منظم کنید.
طبق سناریو ای که ما به عنوان مثال مطرح کردیم، قرار است خود را برای سخنرانی در اتاق بازرگانی آماده کنید. بنابراین طرح کلی سخنرانی شما می تواند چیزی شبیه به این باشد:

  1. معرفی: در این مرحله، نام و نشان خود و کسب و کارتان را بیان کرده و اسلاید اول که شامل آدرس وبسایت شما است را نشان می دهید.
  2. حوزه فعالیت کسب و کار: در یکی دو جمله توضیح دهید که کسب و کارتان در چه حوزه ای فعالیت می کند و اسلایدی را نمایش دهید که خدمات قابل ارائه توسط کسب و کار شما در آن لیست شده باشد.
  3. ارائه یکی از آخرین سایت هایی که طراحی کرده اید به عنوان نمونه کار: در این مرحله، بیشتر روی حوزه ها و خدماتی تمرکز کنید که احتمال می دهید مخاطبان به آنها نیاز داشته باشند. بطور همزمان اسلایدهایی را نمایش دهید که حاوی تصاویر و اطلاعات نمونه کارهای شما در زمینه مسائل مورد بحث باشد.
  4. نتیجه گیری: به مخاطبان بگویید که برای همکاری با آنها در زمینه طراحی وب آمادگی دارید. اعلام کنید که پس از پایان سخنرانی آماده اید تا با افراد علاقه مند در این زمینه بیشتر صحبت کنید. در این مرحله، اسلاید پایانی را نمایش دهید که حاوی اطلاعات راه-های ارتباطی شما با مخاطبان (ایمیل، شبکه های اجتماعی و…) است.
  • از لحن محاوره ای استفاده کنید

متن سخنرانی خود را با لحنی که معمولا از آن استفاده می کنید و برایتان آشنا است بنویسید. در صورت لزوم بر روی بیان چند بحث کوتاه و شوخی هم از قبل کارکنید.

  • از اسپیکرنوت استفاده کنید

با استفاده از قابلیت اسپیکرنوت که در پاورپوینت و بیشتر برنامه های مشابه وجود دارد، می توانید در کنار اسلاید ها توضیحات لازم را جهت یادآوری به خودتان بگنجانید. درحالیکه این یادداشت ها توسط مخاطبان و روی پروژکتور دیده نمی شوند و فقط فرد سخنران قادر به مشاهده آنهاست.

  • برای بیان موارد خاص از روشهای خاص استفاده کنید

بهتر است مسائلی که توضیحشان مشکل و مبهم به نظر می رسد را با ارائه آمار و مثال توضیح دهید تا مخاطب مسائل را بهتر درک کند.

  • از جملات کوتاه استفاده کنید

جملات کوتاه راحت تر در ذهن مخاطبان می مانند. به علاوه کار خود را هم برای بخاطر سپردن سخنرانی آسان تر خواهید کرد. البته بیاد داشته باشید که قرار نیست حتما متنی که آماده کرده اید را موبه مو بیان کنید.

  • یادداشت دستی بردارید

نرم افزارهای ارائه زیادی وجود دارند که امکان پرینت گرفتن متن سخنرانی را به شما می دهند. خوب است حداقل بخش اصلی و سرفصل های سخنرانی را پرینت بگیرید و یا بصورت دست نویس به همراه داشته باشید. به علاوه بهتر است تعدادی کارت ویزیت یا هر چیزی از این دست که حاوی اطلاعات تماس شما باشد به همراه داشته باشید.
نکته: توجه داشته باشید که طرح کلی مطرح شده در بالا مناسب یک سخنرانی کوتاه پنج دقیقه ای مطابق مثال ما است. اگر قرار شد سخنرانی طولانی تری داشته باشید، در نظر گرفتن وقت استراحت برای مخاطبان و آماده سازی برای جلسه پرسش و پاسخ را از یاد نبرید.

 

مرحله پنجم: یک ابزار مناسب برای ارائه انتخاب کنید

بهتر است برای ارائه خود از یک ابزار حرفه ا ی مثل پاورپوینت، گوگل اسلایدز و… استفاده کنید. چنین ابزارهایی به شما کمک می کنند تا به سخنرانی خود جلوه های بصری اضافه کنید. به علاوه اغلب این ابزارها به شما امکان اضافه کردن صوت و ویدئو را هم می دهند.

 

مرحله ششم: یک قالب مناسب برای فایل ارائه خود انتخاب کنید

انتخاب قالب (template) مناسب و حرفه ای، ظاهر موجهی به اسلایدهای شما می بخشد و احساس خاصی در مخاطبان ایجاد می کند. قالبی که بخوبی طراحی شده باشد می تواند تفاوت بین یک فایل ارائه بیاد ماندنی با گرافیک چشم نواز را با یک ارائه غیرحرفه ای که بزودی فراموش می شود به خوبی نشان دهد .
می توانید قالب ارائه را خودتان از صفر طراحی کنید. ولی اگر تابحال هرگز اینکار را نکرده اید احتمالا نتیجه کارتان چندان حرفه ای از آب در نخواهد آمد و صد البته طراحی یک پوسته خوب و حرفه ای زمان زیادی هم از شما خواهد گرفت. از طرفی استخدام یک طراح برای انجام اینکار هم ممکن است هزینه زیادی روی دستتان بگذارد.
بهترین راه برای بیشتر صاحبان کسب و کارهای کوچک این است که قالبی حرفه ای خریداری کنند که بتوانند آنرا برحسب نیاز برای خود شخصی سازی کرده و تغییراتی درآن اعمال کنند تا با ملزومات برندینگ و بازاریابی هماهنگ شود. شما با انتخاب این گزینه به میزان قابل توجهی در وقت و پول خود صرفه جویی خواهید کرد. علاوه بر اینکه با استفاده از یک قالب حرفه ای نتایج خوبی هم در هنگام ارائه بدست خواهید آورد.

شما می توانید قالب های حرفه ای و گوناگونی را در سایت هایی نظیر EnvatoElemnts و GraphicRiver بیابید.

نحوه نوشتن سخنرانی و ارائه خوب به مخاطبان

مرحله هفتم: سخنرانی خود را ارائه کنید

پس از انجام مراحل بالا شما آماده اید که سخنرانی خود را در حضور جمع ارائه کنید. قبل از ارائه عمومی سخنرانی، خوب است به نکات زیر توجه داشته باشید:

  • از رو نخوانید

اگر می توانید متن سخنرانی خود را حفظ کنید، در غیر این صورت می توانید از دست نوشته ها و یادداشت های خود در حین سخنرانی استفاده کنید. ولی حواستان باشد که قرار نیست آنها را هم از رو بخوانید. فقط هر از چند گاهی اگر ترتیب سرفصل ها یا نکته خاصی را فراموش کردید، نگاهی به یاداشت هایتان بیاندازید تا آن موضوع را بخاطر آورید.

  • تمرین کنید

تمرین کردن نه تنها باعث می شود موقع سخنرانی احساس راحتی داشته باشید بلکه به شما در مدیریت زمان هم کمک می کند. با تمرین کردن متوجه می شوید که سخنرانی شما حدودا چقدر زمان می برد. و اینکه آیا از زمان تعیین شده کوتاه تر است یا طولانی تر.

  • از جلوه های بصری کمک بگیرید

علاوه بر قالب اصلی ارائه خود، از هر نوع شکل و طرح دیگری که کار ارائه دادن را برایتان آسان تر می کند و مفهوم را راحت تر منتقل می کند نیز کمک بگیرید.
• راحت ولی حرفه ای لباس بپوشید. بهتر است نوع لباسی که انتخاب می کنید با شرایط و فضای سخنرانی هماهنگ باشد. به این معنی که خیلی رسمی تر از بقیه و یا خیلی غیررسمی تر از بقیه لباس نپوشید. اگر نمی دانید مخاطبان احتمالی شما معمولا چطور لباس می پوشند و جو حاکم بر سالن سخنرانی چگونه است، حتما از مسئولین و برگزارکنندگان جلسه در این مورد سوال کنید.

  • طبیعی رفتار کنید

داشتن کمی نگرانی و اضطراب کاملا طبیعی است ولی سعی کنید تا حد امکان رفتارتان (اعم از صحبت کردن و طرز ایستادن و…) طبیعی باشد. اگر درحین سخنرانی اشتباهی مرتکب شدید، به جای فکر کردن به اشتباهتان فقط کارتان را ادامه دهید. بیشتر اشتباهات شما اصلا به چشم مخاطبان نمی آیند.

  • مشتاق باشید

اگر خودتان به موضوع سخنرانی تان علاقه داشته باشید و مشتاقانه برخورد کنید، مخاطبان هم از رفتار شما تاثیر گرفته و به موضوع جذب می شوند.

 

نکته پایانی: که باید به آن توجه داشته باشید این است که پس از پایان سخنرانی ناپدید نشوید! حتی اگر جلسه پرسش و پاسخ رسمی در کار نبود، بازهم زود محل را ترک نکنید. سعی کنید در دسترس باشید و جزء آخرین نفراتی باشید که سالن سخنرانی را ترک می کنند. آماده باشید تا با مخاطبانی که احیانا سوالی از شما دارند رو در رو ارتباط برقرار کنید و همراه داشتن بیزنس کارت (کارت ویزیت) را از یاد نبرید. چون ممکن است برخی از همین افراد مشتریان آینده شما باشند.